Personalplanung ist eine Rechenaufgabe: Drei Zahlen, die Sie kennen sollten
Die meisten Personallücken kommen nicht überraschend. Renteneintritte stehen Jahre vorher fest. Trotzdem beginnt die Suche in vielen Unternehmen erst, wenn der Abschied angekündigt ist.
Inhalt
Das liegt selten an fehlendem Wissen. Personalplanung läuft nach Gefühl und selten als Rechnung. Dabei reichen drei Zahlen, um zu sehen, wann Sie handeln müssen.
Zahl 1: Die Altersstruktur
Im verarbeitenden Gewerbe sind 25 Prozent der Beschäftigten 55 Jahre oder älter. Diese Zahl ändert sich nicht durch eine schwächere Auftragslage.
Für Ihr Unternehmen ist die Frage konkreter: Welche Positionen sind in den nächsten drei bis fünf Jahren von einem Renteneintritt betroffen? Eine Liste mit Funktion und voraussichtlichem Austrittsjahr ist an einem Nachmittag erstellt. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.
Zahl 2: Die Vorlaufzeit bis zur Besetzung
Von der ersten Anzeige bis zum Arbeitsvertrag vergehen bei Fachkräften oft mehrere Monate. Die Kündigungsfrist der neuen Person kommt noch dazu.
Wenn Sie Ihre eigene Vorlaufzeit nicht kennen, sehen Sie sich die letzten drei Besetzungen an: Wie lange hat es vom Entschluss, die Stelle zu besetzen, bis zum ersten Arbeitstag gedauert? Diese Zahl ist ehrlicher als jeder Richtwert aus einer Studie.
Zahl 3: Die Übergabezeit
Ein erfahrener Mitarbeiter nimmt Wissen mit, das in keinem Handbuch steht: Kundenbeziehungen, technisches Gespür, informelle Abläufe. Für eine geordnete Übergabe sind sechs bis zwölf Monate gemeinsamer Arbeit realistisch.
Die Rechnung
Vorlaufzeit plus Übergabezeit ergibt, wie weit vor dem letzten Arbeitstag die Suche beginnen muss. Bei mehreren Monaten bis zur Besetzung und bis zu einem Jahr Übergabe liegt der Startpunkt schnell eineinhalb Jahre oder mehr vor dem Renteneintritt.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit acht Beschäftigten hat zwei Fachkräfte über 60. Einer betreut seit Jahren die wichtigsten Kunden persönlich. Gehen beide innerhalb von zwei Jahren, ohne dass eine Nachfolge eingearbeitet ist, verliert das Unternehmen Personal und mit ihm Kundenbeziehungen.
Die frühe Einstellung kostet für einige Monate zwei Gehälter auf einer Position. Das steht sichtbar im Budget. Die Kosten einer abrupten Übergabe stehen nirgends, sind aber meistens höher.
Vom Plan zum Prozess
Die Rechnung nützt nur, wenn sie regelmäßig aktualisiert wird. Einmal im Jahr, gekoppelt an die Budgetplanung, reicht.
Und das Recruiting muss als laufender Prozess funktionieren. Sonst steht zwar der Plan, aber niemand kann ihn umsetzen, wenn der Zeitpunkt kommt.
Zusammenfassung
Personalplanung beginnt mit drei Zahlen: Altersstruktur, Vorlaufzeit bis zur Besetzung und Übergabezeit. Zusammen zeigen sie, wann die Suche starten muss. In den meisten Fällen deutlich früher, als es sich anfühlt.
Reflexionsfragen
- Welche Positionen in Ihrem Unternehmen sind in den nächsten fünf Jahren von Renteneintritten betroffen?
- Wie lange hat Ihre letzte Besetzung vom Entschluss bis zum ersten Arbeitstag gedauert?
- Für welche Position wäre eine abrupte Übergabe am teuersten?
