Personalplanung ist eine Rechenaufgabe: Drei Zahlen, die Du kennen solltest

Das liegt selten an fehlendem Wissen. Es liegt daran, dass Personalplanung nach Gefühl läuft und nicht als Rechnung. Dabei reichen drei Zahlen, um zu sehen, wann Du handeln musst.

Im verarbeitenden Gewerbe sind 25 Prozent der Beschäftigten 55 Jahre oder älter. Diese Zahl ändert sich nicht durch eine schwächere Auftragslage.

Für Dein Unternehmen ist die Frage konkreter: Welche Positionen sind in den nächsten drei bis fünf Jahren von einem Renteneintritt betroffen? Eine Liste mit Funktion und voraussichtlichem Austrittsjahr ist an einem Nachmittag erstellt. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.

Von der ersten Anzeige bis zum Arbeitsvertrag vergehen bei Fachkräften oft mehrere Monate. Die Kündigungsfrist der neuen Person kommt noch dazu.

Wenn Du Deine eigene Vorlaufzeit nicht kennst, schau Dir die letzten drei Besetzungen an: Wie lange hat es vom Entschluss, die Stelle zu besetzen, bis zum ersten Arbeitstag gedauert? Diese Zahl ist ehrlicher als jeder Richtwert aus einer Studie.

Ein erfahrener Mitarbeiter nimmt Wissen mit, das in keinem Handbuch steht: Kundenbeziehungen, technisches Gespür, informelle Abläufe. Für eine geordnete Übergabe sind sechs bis zwölf Monate gemeinsamer Arbeit realistisch.

Vorlaufzeit plus Übergabezeit ergibt, wie weit vor dem letzten Arbeitstag die Suche beginnen muss. Bei mehreren Monaten bis zur Besetzung und bis zu einem Jahr Übergabe liegt der Startpunkt schnell eineinhalb Jahre oder mehr vor dem Renteneintritt.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit acht Beschäftigten hat zwei Fachkräfte über 60. Einer betreut seit Jahren die wichtigsten Kunden persönlich. Gehen beide innerhalb von zwei Jahren, ohne dass eine Nachfolge eingearbeitet ist, verliert das Unternehmen nicht nur Personal, sondern Kundenbeziehungen.

Die frühe Einstellung kostet für einige Monate zwei Gehälter auf einer Position. Das steht sichtbar im Budget. Die Kosten einer abrupten Übergabe stehen nirgends, sind aber meistens höher.

Die Rechnung nützt nur, wenn sie regelmäßig aktualisiert wird. Einmal im Jahr, gekoppelt an die Budgetplanung, reicht.

Und das Recruiting muss als laufender Prozess funktionieren, nicht als Reaktion auf eine akute Lücke. Sonst steht zwar der Plan, aber niemand kann ihn umsetzen, wenn der Zeitpunkt kommt.

Personalplanung beginnt mit drei Zahlen: Altersstruktur, Vorlaufzeit bis zur Besetzung und Übergabezeit. Zusammen zeigen sie, wann die Suche starten muss. In den meisten Fällen deutlich früher, als es sich anfühlt.